Na co myslet před Srazem
- Nekoná se v termínu nějaká obrovská akce pro naši cílovku? Není náhodou prodloužený víkend?
- je mé tábořiště vhodné pro Sraz? Je tam dostatek vody, místa pro stany? Pokud ne, oslovím jiný oddíl, který jistě tábořiště půjčí.
- jsou na vlajce Srazu oddílů loga nováčků?
- mám na tábořišti v té době jak ji vyvěsit? Nesundal jsem stožár při bourání tábora?
- jsou mnou namyšlené hry opravdu OK pro tolik lidí?
- mám rozdělené garance kdo co dělá
- vím, kdo komunikuje s oddíly
- sehnal jsem si seznam kontaktů od minulého organizátora a doplňuji ho o nováčky
- pročetl jsem si zpětné vazby na minulé ročníky zde na pWiki (obecná doporučení) a dle toho stavím program
- představil jsem termín akce co nejdříve a vykopl první e-mail byť by to mělo být jen s touto informací
- pravidelně plním web informacemi nejen pro vedoucí
- Jak zajistím, aby všichni věděli, kdo je organizátor? Např. stejná trika, kravaty, šátky…
- Vím, jaká bude náplň programu a zda určuji nějaké úkoly pro oddíly vyžadující přípravu předem (např. připravte si scénku k ohni s tématem tím a tím…)
- Je možné se na místo konání pohodlně dopravit v očekávaném počtu účastníků? Pokud ne, je potřeba vymyslet a zorganizovat alternativu k veřejné dopravě.
- Budu chtít dělat upomínkové předměty (placky, nášivky, lístečky, šátky)?
- Budou potřeba/jsou akceptovatelné účastnické poplatky?
- Je možné na konání akce žádat o grant?
- Budu potřebovat organizační pomoc od účastnických oddílů?
- Jak zapojíme vedoucí ostatních oddílů, aby neměli pocit, že se nudí?
- Dobře si rozepiš kdo co dělá a deleguj úkoly (ať se nestane, že jednu aktivitu nezávisle na sobě připravují vedoucí ze 3 různých kolektivů a nemají „garanta“)
- Obhlídni si místo srazu oddílů a udělej plánek kde co bude – zázemí, stany, ohniště. Ať se mezi sebou lidi netlučou.
- Popiš na web co nejvíce informací a včas. To pravidelně rozesílej hlavasům oddílů, kteří to budou distribuovat dále.
Web
Používá se doména sraz-oddilu.desitka.cz Určete jednoho člověka, co se o to bude starat a ten od Opičáka (opicakuz\zavinacz/gmail.com) dostane přístup. Můžete přidávat texty, články, videa, obrázky. Původní zůstává hlavička s logem Srazu oddílů.
Harmonogram akce
Pátek
- postupný příjezd oddílů
- každý oddíl jako organizátor přivítám a řeknu jim základní info – kde stavět stany, kam chodit na záchod, kde udělat oheň, v kolik je zítra nástup a ideálně místo, kde všechno najdou
- ideální je uspořádat po příjezdu všech informační schůzku pro všechny vedoucí, kde shrnete, co se kdy bude v průběhu víkendu dít a co je třeba udělat
Sobota
- nástup (většinou začátek cca 8:30-9:00) – věší se srazová vlajka, oddíly představují své pokřiky, prezentuje se základní info o tábořišti, info o programu – ideálně to shrnout na co nejkratší čas a spíš odkazovat na nástěnku
- rozdělení do týmů, pokud bude hra na týmy – zkontrolovat, že všichni mají svůj tým!
- dopolední část programu
- čas na oběd (1,5-2h) – taková doba, protože se vaří
- odpolední část programu
- čas na večeři (1-1,5h)
- oheň – slavnostní zapálení, Červená se line záře, scénky, Gilwelský kruh – ideální je začínat zapalovat hned po soumraku, ať je čas na pokec.
- Během soboty si najdi v programu místo pro setkání vedoucích pro řešení společného tématu. Mysli na to předem – může to být i v době, kdy jsou děti na hře.
Oproti předešlým rokům bych chtěl zejména vyzvednout lepší komunikaci s vedoucími a „zaštítění“ programu pro ně; bylo moc fajn moci se navzájem poznat a posunout tak mezioddílové poznávání dál, než jen pro děti.
Neděle
- nástup – vyhlášení soutěží a odměny, pamětní lístečky, předání Srazu dalšímu oddílu, pokřiky, vlajka, společná fotka
- možné dát nějaké rychlé hry, které se stihnou před balením
- postupný odjezd oddílů
Motivace
- Lze motivovat předem vytvořením události na FB, propagací přes maily letáčky, úvodní videa…
- Na akci lze motivovat příběhem, kostýmy, ale i designem akce samotné (nástěnky, rekvizity, hudba…)
- Ideál je brát rámec nějakým tématem, co je atraktivní pro cílovou skupinu (matematické rovnice asi nepochodí u většiny, kdežto např. Foglarovky, Harry Potter apod. jo)
Termíny
- co nejdříve po přebrání organizace dalšího ročníku Srazu vypíšu termín na další rok
- ŘÍJEN: Zahrnu akci do grantových žádostí
- PROSINEC: pošlu první email – kdy a kde Sraz bude
- LEDEN: založím událost na Facebooku a rozešlu oddílům
- ÚNOR: mám vymyšlené téma hry
- DUBEN: pošlu druhý email s více informacemi např. scénky na dané téma, co si kdo má vzít apod. – klidně i v červnu
- KVĚTEN: mám program i s hrami, můžu se pustit do výroby rekvizit, kostýmů, map apod.
- ČERVEN: mám vše připravené, o prázdninách již nic moc nestihnu
- ZÁŘÍ: pošlu závěrečný email těsně před akcí, dopiluji opomíjené detaily (např. zda bude na akci dostatek čaje a šťávy)
Materiál
- máš případné ozvučení?
- máš kostýmy a rekvizity?
- máš vymyšlenou případnou nástěnku?
- máš pamětní lístěček?
- máš vlajku Srazu oddílů?
- máš označení organizátorů?
- máš čaj / šťávu?
- máš věci k programu?
- máš foťák?
- máš notebook, kam si stáhneš na konci všechny fotky z karet foťáků?
Na co myslet v průběhu
- kdo bude vytahovat a sundavat vlajku?
- plonkoví vedoucí
- je OK prostor
- vědí všichni vše?
- máme zajištěna místa na odpad?
- je na místě dostatek vody?
- neztratí se účastníci?
- daří se svolávat lidi na nástupy a vedoucí na informativní rychloporady?
- držíme se časového plánu?
- jak bude vypadat zapalování slavnostního ohně, mám to pořešené?
- nezapomněl jsem na pamětní lístečky?
- mám nahromádkované odměny?
- sebral jsem si fotografie od všech fotografů?
Na co myslet po odjezdu
- zpětná vazba
- fotografie / video
- report na web Srazu oddílů
- předání dokumentům k pořádání dalšího ročníku
Obecná doporučení
- není dobré dělat extra dělený večerní program po odehrání scének u slavnostního ohně (zkušenost z Gamebooku) – lidé se pak tolik neprotnou a upadá prvek propojení. Je možné takové věci dávat v pátek s tím, že se neví, kdy přesně lidé přijdou na tábořiště.
- alespoň jeden program by měl být fyzicky náročný – běhačka
- je dobré dát poradu s ostatními vedoucími a říct jim, co od nich budu potřebovat (např. dopoledne příprava ohně, odpoledne hrát chytače)
- je možné mít doprovodné programy – osvědčil se kruh pro vedoucí, kde se řeší nějaké společné téma (nemáme vedoucí a nevíme, jak je sehnat, nevíme, jak nabírat nováčky atp.)
- je fajn mít propagační nástěnku na veřejné akce pořádané oddíly
- je super mít stolek kde se ukazují materiály z oddílů (časopisy, brožury, letáky, tvorba…)
- je super pokračovat v tradici soutěže o nejlepší kroniku
- počítej s tím, že je fakt hodně lidí – více laviček kolem ohně je lepší, než méně
- zprávy zasílej jediným komunikačním kanálem – ideálně email. A neposílej jich miliardu.
- pozor, ne každý umí to, co umí lidé z vašeho oddílu, ne každý oddíl má stejnou činnost
- instrukce k hrám pro vedoucí ideálně udělej manuálem do ruky (ty děláš to a to, dáváš tolik a tolik bodů, tvým úkolem je…)
- na nástup měj tahák – promysli předem kdy co se bude dít, jinak bude chaos (anebo Chaozz)
- organizátorská trička – hned je jasné, za kým jít (světle žlutá se osvědčila v roce 2018)
- Když nějaký oddíl převezme další ročník Srazu oddílů, je dobré mu nechat prostor pro pár slov.
- Je fajn, když lze vymyslet velké ohnišě tam, aby nikdo nebyl v druhé řadě.
- Během akce je super dát prostor pro možnost ocenit vedoucí a děti. Kupříkladu Březovými lístky apod.
- Může být fajn více zpropagovat hudební nástroje a dát tomu nějaký rámec, ať nehraje pouze pár lidí, co jsou průbojní
